Acha que as 24 horas do dia não são suficientes para fazer tudo aquilo que tem para fazer? Posso garantir-lhe que, com uma boa gestão de tempo disponível, este é mais do que suficiente para levar a cabo todas as tarefas planeadas!
A grande parte das vezes, o que provoca a tão vulgar “falta de tempo” é mesmo a falta de controlo que temos sobre a nossa própria vida. Quer acabar com a famosa procrastination e fazer uma melhor gestão de tempo? Tome nota destas 10 regras e torne-se mais produtivo tanto dentro como fora do escritório.
10 Regras para uma melhor gestão de tempo
1ª Regra – Aprenda a delegar
Delegar uma tarefa não significa que esteja a fugir das suas responsabilidades, pelo contrário. Sabia que os melhores líderes são aqueles que mais delegam tarefas às suas equipas?
Confie nas suas capacidades e dê-lhes o voto de confiança. Verá que irão dar o máximo para corresponder às expectativas!
2ª Regra – Organize o seu dia
Logo pela manhã, faça uma listagem de todas as tarefas importantes que tem pela frente. Organize-as por prioridade, pense no tempo que necessita para as executar, defina quais devem ser finalizadas primeiro e avance!
3ª Regra – Diga adeus à procrastinação
Evite protelar as suas tarefas. É certo que nem todas lhe dão prazer, mas protelar não significa que, no futuro não tenha de as fazer! Este é um daqueles casos em que delegar pode fazer sentido, sendo uma tarefa importante, garantirá, desta forma, a sua execução.
4ª Regra – Evite o Stress
Sente que tem mais tarefas do que as que consegue concluir e isso leva-o a entrar em estado de stress e ansiedade? Delegue e garanta a conclusão de todo o trabalho que tem em mãos, sem prejudicar a sua saúde física e mental. O que importa, no final de contas, é garantir a conclusão do trabalho.
5ª Regra – Defina prazos
A melhor forma de garantir a conclusão de todas as suas tarefas é através da definição de prazos. Se definir que determinada tarefa tem de ser concluída, terá de trabalhar de forma focada, se pretende garantir o cumprimento do prazo.
6ª Regra – Evite o Multitasking
Não há nada melhor do que trabalhar com foco e concentração! Algumas tarefas podem não exigir toda a sua atenção, mas será mais produtivo se lhes atribuir todo o seu tempo, em vez de tentar executar várias tarefas em simultâneo.
7ª Regra – Comece o dia cedo
Sabia que as pessoas com maior sucesso acordam cedo? Desta forma têm mais tempo para pensar e planear todo o seu dia. Existem até vários estudos que confirmam que somos mais produtivos no início do dia do que ao final do mesmo.
8ª Regra – Faça pequenas pausas para descansar
Nada melhor do que uma pausa para alinhar ideias e esticar as pernas. Parar também o ajuda a manter-se produtivo. Faça uma pausa, lanche, converse com um amigo, quando regressar ao trabalho estará pronto para resolver tudo o que tem pela frente!
9ª Regra – Saiba quando dizer não
Não faça desta estratégia regra mas, se se sente sobrecarregado, saiba dizer não. Faça-o de maneira educada e ponderada, sem nunca deixar de comunicar os seus motivos.
Se chegou a um ponto em que tem mais tarefas do que consegue executar, talvez esteja na altura de dizer não.
10ª Regra – Deixe espaço livres para os imprevistos
Os imprevistos acontecem! Mesmo que sejamos organizados e procuremos gerir o nosso tempo tendo em conta as estratégias anteriores, há sempre algo que ultrapassa o nosso controlo. Por isso mesmo, sugiro que deixe algum espaço na sua agenda para tarefas urgentes que possam surgir.
Podem ser apenas duas ou três horas, mas ao contabilizar esse período com o restante irá conseguir uma melhor gerir melhor o seu dia-a-dia.
Conclusão – ser altamente produtivo não é difícil, nem sequer impossível no entanto exige que tenha um método e que se mantenha disciplinado.
É óbvio que nem sempre tudo corre como planeado e é necessário reajustar prioridades, mas nada que não se resolva se estiver focado em ter uma excelente Gestão de Tempo.
