A importância de uma perspetiva a médio e longo prazo, o cuidado na escolha das ferramentas utilizadas, e o modo de comunicação das alterações são algumas das precauções a ter em conta no momento de adoção da faturação eletrónica.
É sabido que as empresas procuram cada vez mais apostar na digitalização, sendo a transição para a faturação eletrónica, em particular, um passo importante nesse processo. Contudo, no início, é fácil cometer erros. Por esse motivo, a SERES, pioneira e especialista em serviços de intercâmbio eletrónico seguro de documentos, explica aos leitores do Empreendedor as 5 falhas mais comuns no decorrer desse processo e o melhor modo para as evitar.
1 | Não deter uma perspetiva a médio e longo prazo
Qualquer alteração substancial ao modo de funcionamento de uma empresa implica capacidade de pensar mais além e de investir no futuro. Nesse sentido, os gastos iniciais na transição para a faturação eletrónica não devem servir de dissuasores do avanço tecnológico no seu negócio uma vez que, no fim, compensarão em tempo, recursos e despesas. Desse modo, deve sempre encarar o novo projeto consciente de que os esforços tomados inicialmente serão futuramente recompensados.
2 | Iniciar o processo em cima do prazo limite para ser concluído
Já dizia o provérbio, “depressa e bem, não há quem”. A transição para um modelo digital de faturação envolve tempo e, sobretudo, pesquisa. Existem um conjunto de características e opções associadas à faturação eletrónica que precisam de ser ponderadas de modo a tomar a decisão certa para a sua organização. Iniciar o processo cedo, tirando consistentemente algum tempo do seu dia para se dedicar à tarefa, é importante de modo a começar já mais adiantado e não correr o risco de ter de voltar atrás para rever procedimentos ou, pior, ter mesmo de começar do princípio.
3 | Não ter o cuidado de comunicar a mudança com a sua equipa
Pode parecer fácil para o líder de uma empresa alterar o modo de atuação da mesma, com o objetivo de a melhorar sem, contudo, tirar o tempo necessário para comunicar essas modificações e o seu respetivo propósito aos seus colaboradores. Para que a transição para a faturação eletrónica seja bem-sucedida é necessário manter todas as partes interessadas, incluindo a sua equipa, a par das ações tomadas, até porque o triunfo das mesmas depende, em grande parte, daqueles com quem trabalha, responsáveis por as implementar numa base diária.
4 | Pouco cuidado na análise e escolha de ferramentas digitais
Optar por um sistema de faturação eletrónica implica diversas escolhas de nível prático, desde logo no que respeita aos softwares de gestão selecionados. Por vezes, os sistemas de contabilidade podem não ser compatíveis entre parceiros comerciais e este é um risco que deve ser evitado procurando estar bem informado sobre as características dos diversos programas disponíveis antes de tomar uma decisão final em torno destes. Soluções de faturação eletrónica devem permitir às empresas a possibilidade de aceder à rede de faturação eletrónica das Administrações Públicas e oferecer a integração com o ERP da empresa, num processo simples e rápido de implementar.
5 | Pouco cuidado na apresentação das faturas
Por vezes, a transição para um sistema digital não é acompanhada por uma mudança de racional e de práticas. Por esse motivo, assiste-se frequentemente a erros na passagem para a faturação eletrónica como linhas de faturação sem os produtos ou serviços fornecidos especificados ou até a faturas sem informação fundamental incluída. Para evitar estes lapsos, é importante aprender sobre os métodos corretos de utilização do novo sistema antes de concluir a sua implementação.
“Passo a passo, a transição para o digital vai ganhando força e tornando-se cada vez mais a norma. No que respeita à faturação eletrónica em particular, é importante não desanimar face às mudanças exigidas nos primeiros tempos, uma vez que estas resultarão em inúmeros benefícios posteriormente”, comenta Tiago Cancela, Sales Manager & Corporate Liaison da SERES Portugal.
Entre algumas dessas vantagens estão a redução dos custos e tempo ao aumento da eficiência, acessibilidade e segurança. “Confie no que é dito pelos grandes nomes do mercado e comece já hoje a apostar no desenvolvimento tecnológico da sua organização. Verá que chegará mais longe, mais depressa”, acrescenta Tiago Cancela.
