A gestão de despesas é essencial para garantir a eficiência financeira das empresas, mas muitas organizações ainda dependem de processos manuais e obsoletos.
Segundo Nuno Pereira, CEO da Paynest, a adoção de ferramentas automatizadas com Inteligência Artificial pode aumentar a precisão e o controlo financeiro, reduzindo desperdícios e atrasos. “As empresas precisam de modernizar os seus sistemas para acompanhar a crescente necessidade de eficiência e transparência financeira”, afirma.
Nuno Pereira identificou cinco erros comuns na gestão de despesas e como evitá-los:
- Usar métodos manuais – Folhas de Excel e recibos em papel são propensos a erros, fraudes e perdas de informação. “A digitalização permite detectar inconformidades em tempo real, garantindo maior precisão e transparência”, explica Pereira.
- Processos desorganizados de submissão e aprovação – A falta de um fluxo estruturado leva a atrasos e inconsistências. Definir processos claros e usar ferramentas que facilitem a aprovação melhora a rastreabilidade e transparência. “Com um sistema automatizado, os gestores têm maior visibilidade sobre os gastos e podem tomar decisões informadas”, acrescenta o CEO da Paynest.
- Reembolsos demorados – A demora nos reembolsos pode prejudicar a produtividade dos colaboradores. Automatizar pagamentos e utilizar transferências imediatas assegura a rapidez no processo. “Se um colaborador tem que esperar semanas para ser reembolsado, isso afeta não só o seu orçamento pessoal, mas também a sua motivação no trabalho”, enfatiza Pereira.
- Dispersão de informação – Sem visibilidade adequada, há dificuldades na identificação de padrões e prevenção de fraudes. Dashboards interativos e relatórios personalizados são soluções eficazes. “As empresas precisam de acesso a dados consolidados e atualizados para uma gestão financeira eficaz”, destaca Pereira.
- Processamento mensal de despesas – Acumular despesas para reconciliação no final do mês aumenta riscos e erros. Um sistema integrado permite a validação contínua e pagamentos imediatos. “Ao realizar a reconciliação de despesas de forma contínua, as empresas reduzem a carga administrativa e aumentam a eficiência”, conclui o CEO da Paynest.
“Acreditamos que a tecnologia é uma aliada fundamental para as empresas alcançarem um maior rigor financeiro e uma operação mais fluida”, finaliza Pereira.
