Chegou o verão, pelo menos no calendário. Calor, férias à vista, menos tarefas e menos pedidos de clientes, mas também menos colaboradores para trabalhar. São assim os verões em todas as empresas, exceto nas do ramo hoteleiro.
Esta travagem na dinâmica dos negócios representa um risco real para o aumento das ineficiências operativas e comerciais. O segredo é simples, mas não fácil de implementar: trata-se de planear e antecipar.
Claro que o tema não se coloca nas fábricas: muitas encerram a produção e aproveitam a paragem para que as equipas de manutenção efetuem os seus serviços, enquanto dão férias a todos os colaboradores – todos sabemos que as encomendas colocadas em agosto só são produzidas em setembro.
O problema começa logo em março de cada ano, com a marcação de férias. Não é fácil aos gestores e coordenadores acordarem a contento de todos os períodos de férias desejados. É uma altura de intensas negociações entre colegas e coordenadores. Depois, durante o período de férias, os níveis de produtividade descem mesmo para aqueles que ficam, seja pelo calor, seja pelo aumento do absentismo.
não há planeamento perfeito, é preciso antecipar imprevistos e criar planos de contingência
Na verdade, não há receitas infalíveis, mas há questões que podem ser atempadamente previstas minimizar os problemas que caracterizam este período do ano. Eis algumas sugestões.
Em todas as organizações, há setores mais críticos do que outros. Por exemplo, as operações exigem muito mais cuidado e planeamento do que a área financeira. Portanto, é com estes colaboradores que devemos conversar em primeiro lugar, pedir mais atenção e proatividade nas suas tarefas. Ao fazer este pedido estamos a delegar, a estabelecer novas métricas como objetivos, envolvendo todos. Esta pode ser uma boa solução.
Como não há o planeamento perfeito, há que antecipar imprevistos e criar planos de contingência. Estes planos podem ser transversais a vários setores da organização, por exemplo, se há um problema na operação por absentismo não previsto, quem de outra área poderá ser deslocalizado e assegurar serviços mínimos?
A motivação é outra das palavras mais cara nestas matérias. Eu próprio, quando saio do escritório para uma reunião com um cliente digo à minha equipa: “Vou à procura de dinheiro, tomem conta do barco”. Meio a brincar, meio a sério, a verdade é que a mensagem passa e é o que interessa.
Por outro lado, se, fruto do planeamento, há efetivamente ajustamentos a executar, há que avisar com a devida antecedência – nunca menos de 30 dias – clientes e fornecedores. Isso demonstra rigor e profissionalismo, algo essencial para a credibilidade de uma empresa.
Existem, ainda, outras medidas possíveis de avaliar, como seja garantir que o local de trabalho se mantém a uma temperatura confortável: manter o ambiente da empresa a uma temperatura adequada, aliada, por exemplo, à disponibilização de água fresca, pode ajudar.
O verão é também uma ótima altura para terminar os projetos eternamente adiados por falta de oportunidade. Pessoalmente é uma altura em que, com calma, se podem elaborar os primeiros drafts do próximo orçamento, ou pensar. Pensar é importante e esta altura do ano é, sem dúvida, a melhor para isso. A melhoria contínua resulta em inovação e, como sabemos, as empresas que não inovam morrem.
Será também a melhor altura do ano para dar um passo à retaguarda, ver a “big picture” e desenhar estratégias de transformação digital. Como usar melhor as tecnologias que temos, como escolher ou desenhar novas, com os objetivos sempre presentes de eficiência e eficácia.
A verdade é que os bons colaboradores gostam de ser avaliados e premiados e as soluções disruptivas de transformação digital com workflows e reporting permitem que eles também acompanhem a execução das suas tarefas, produtividades, desvios e erros. Terão, por esta via, uma avaliação de desempenho mais justa.
Quanto a si, que também tem direito a férias, reúna as condições para monitorizar à distância as performances, de forma a ser alertado para desvios significativos, afinal, também é por isso que ganha mais e está à frente do “barco”.
