Digitalizar é muito mais do que colocar um papel num scanner. Passar o papel pelo scanner extrair alguns meta dados é fácil, o difícil é o que está antes e depois.
Relativamente ao “antes”, é preciso determinar que documentos digitalizar, com que objetivo e para onde? Do que ao “depois” diz respeito, é preciso saber o que fazer ao “papel”, como o organizar, arquivar ou destruir.
De toda a forma, um projeto desta natureza é um projeto de transformação digital dos processos de negócio, ou de suporte ao negócio.
Portanto, a Transformação Digital não é apenas a adoção de novas tecnologias, mas também novas maneiras de tornar os processos de negócio mais eficientes e competitivos. É a adoção de tecnologias digitais em todas as fases da cadeia de valor do negócio com o objetivo de aumentar a receita e produtividade.
O desafio é combinar um projeto desta natureza com uma reorganização meticulosa de processos de trabalho, reestruturação do negócio e a formação de recursos humanos.
Empresas com sistemas de gestão certificados de acordo com os diversos referenciais ISO, têm vantagens e como tal poderão obter melhores resultados, ou pelo menos mais rapidamente. A verdade é que os procedimentos ISO assentam em análises de risco, melhoria contínua e monitorização que são transversais a todas as organizações sejam qual for a sua atividade.
Nesse sentido, poderia avançar com a seguinte definição:
A Gestão Documental de Processos de Negócios é a implementação de mecanismos robustos para gerir os processos de negócio da empresa, com foco no documento e no processo/Worlflow associado, definindo, implementando, medindo e melhorando os processos, utilizando indicadores e considerando uma análise de risco para o serviço/produto em todas as suas vertentes (produto, ambiente, segurança da informação e muitas mais).
No entanto, a Transformação Digital raramente é um processo fácil. Digo isto porque envolve pessoas e as pessoas determinam sempre o sucesso ou insucesso de uma iniciativa.
Um ponto positivo de um projeto deste âmbito é que, na atualidade, está ao alcance de todos. Não é só possível nas grandes empresas como, com pouco investimento, as PMEs também podem elaborar projetos de grande sucesso.
Diria mesmo que depois de conseguir que as pessoas percebam e adotem os novos procedimentos, os outros investimentos serão bem menores, não só porque os equipamentos estão cada vez mais baratos, mas porque também são cada vez mais robustos.
A verdade é que, para medir o sucesso de um projeto de TD, a dimensão das empresas não importa, importa sim a vontade e predisposição de aceitar a mudança e perceber que o digital e negócio, já são sinónimos.
As empresas tendem a focar-se no seu negócio, no que produzem e vendem e tendem a dar menos atenção aos documentos de suporte à realização do seu produto ou serviço. Isto origina riscos de várias naturezas, desde os fiscais, aos reputacionais.
Quanto melhor for o uso da tecnologia e das ciências da informação e da comunicação, melhor será o controlo do meu negócio. Afinal nós sabemos e tratamos bem as reclamações? Quantos potenciais clientes perdemos porque não endereçamos em tempo útil uma resposta às suas solicitações?
Em conclusão, a “digitalização” de negócios, no particular que acima descrevi, é um meio e nunca um objetivo em si mesmo, é um meio para alcançar os objetivos e para tornar as empresas mais produtivas, inovadoras e competitivas.
Neste ambiente económico volátil, as empresas precisam evoluir, inovar para crescer, porque quem não inova e cresce, com certeza vai desaparecer primeiro. Aumentar sua vantagem competitiva na era digital, é possível graças à Transformação Digital.
A sua empresa está pronta para mudar o seu “Mind Set” antes de seus concorrentes?
Não fique para trás, lembre-se que é preciso correr, mas na direção certa!
