As empresas são compostas por pessoas, ponto final. São as pessoas que levam as empresas à excelência ou à falência.
As pessoas emitem decisões, tratam processos produtivos, de serviço, ou suporte ao negócio. Quanto melhor o fizerem e com as ferramentas apropriadas, melhor e mais eficiente o circuito documental.
O problema é que esta área da gestão documental é muitas vezes descurada pelos decisores e a formação ou investimento na mesma é zero.
Aqui seguem algumas ideias para sensibilizar todos para a importância do capital humano na gestão documental e não só.
As empresas devem organizar as suas atividades “core” ou de suporte em processos. Esses processos devem ter indicadores, pontos críticos, etecetera. É a melhor forma de controlarem o produto que fabricam ou o serviço que prestam.
Há vários padrões de gestão para controlar processos, o mais famoso na Europa é a Organização Internacional de Normalização popularmente conhecida como ISO.
A ISO aprova normas internacionais num grande número de áreas de interesse económico e técnico de padronização/normalização de 204 países.
Portanto, desde logo existem processos escritos para acompanharem e regularem a atividade da empresa. Os mesmos podem estar descritos na forma digital ou mesmo em suporte papel.
Quanto melhor descreverem a atividade, maior será a eficácia e eficiência dos mesmos.
Este é um investimento que nenhuma organização pode ignorar, controlar os processos documentais de suporte às suas atividades.
Todas as alturas do ciclo económico são boas para olhar para dentro e “afinar a máquina”. Nesse sentido, existe uma tentação de digitalizar tudo ou iniciar um processo de transformação digital sem um correto enquadramento, objetivo e resultados esperados.
A transformação digital é o correto uso da tecnologia para potenciar, de forma significativa, a performance das empresas por meio da mudança, por vezes disruptiva, da forma como executa os processos de suporte e negócio.
Isto leva a um receio dos colaboradores de que a tecnologia substitua pura e simplesmente as pessoas. É importante, desde já, desmistificar isso.
Para isso, recorrerei a Elbert Green Hubbard, nascido a 19 Junho 1856, foi um filósofo e escritor norte-americano. Famoso por ser o autor do famoso ensaio “Mensagem para Garcia”.
Entre muitas citações há uma que representa o que pretendo demonstrar – “Uma máquina pode fazer o trabalho de cinquenta homens comuns. Nenhuma máquina pode fazer o trabalho de um homem extraordinário”. Nada mais verdadeiro e que ainda se mantém atual mais de 100 anos depois.
Vejam esta reportagem da CBS que deu origem a um famoso tweet de Elon Musk no dia 13 de abril do corrente ano. O tweet em causa foi este:
“Yes, excessive automation at Tesla was a mistake. To be precise, my mistake. Humans are underrated. High-tech goes in the cars, but it also builds them. The Model 3 assembly line is widely regarded as one of the most robotics-driven on the planet – which is part of the problem.
Traduzindo: “Sim, a automação excessiva na Tesla foi um erro. Para ser preciso, meu erro. Os seres humanos são subestimados. A alta tecnologia entra nos carros, mas também os constrói. A linha de montagem do Model 3 é amplamente considerada como uma das mais impulsionadas pela robótica no planeta – o que é parte do problema.”
A verdade é que na linha de produção, além de outros problemas, os robots eram mais lentos do que as pessoas.
Portanto, tal como dizia Elbert Hubbard, no seculo XIX, “Nenhuma máquina pode fazer o trabalho de um homem extraordinário”. Só temos de ser….Extraordinários!
