Os meses de verão são uma época caracterizada por dias mais longos, temperaturas quentes e um clima propício a férias e momentos de lazer. Nas empresas, esse período muitas vezes traduz-se numa redução na produtividade, já que muitos colaboradores, fornecedores e clientes aproveitam para desfrutar de férias e momentos com a família. No entanto, esse período de menor atividade também pode ser visto como uma oportunidade para uma tarefa essencial, mas muitas vezes adiada: a organização de documentos.
A organização de documentos é uma prática empresarial de suma importância que deve ser priorizada em qualquer época do ano. No entanto, o período de verão, marcado por uma menor demanda de trabalho, oferece o momento ideal para dedicar atenção a essa tarefa fundamental.
Para que as empresas e os seus colaboradores possam passar por este período sem grandes dificuldades, Clara Branco, coordenadora dos serviços de consultoria em arquivo da EAD, deixa algumas sugestões aos leitores do Empreendedor.
Por que a Organização de Documentos é Importante?
Em primeiro lugar é essencial refletir sobre a importância da organização documental. Existem diversas razões pelas quais ela é crucial para o bom funcionamento de uma empresa:
1. Facilitar a Localização de Informações: Documentos bem organizados permitem que as informações sejam encontradas de forma rápida e eficiente, agilizando as operações diárias e evitando perda de tempo na procura de dados relevantes.
2. Economizar Tempo e Dinheiro: A organização adequada de documentos evita a duplicação de esforços e reduz o tempo gasto em tarefas administrativas, otimizando a eficiência dos colaboradores e permitindo que se concentrem em atividades mais estratégicas.
3. Evitar Multas e Sanções: A falta de organização de documentos pode levar a erros administrativos e não conformidades legais, o que pode resultar em multas e penalidades significativas para a empresa.
4. Cumprir com as Leis e Regulamentos: Dependendo do setor de atuação da empresa, existem normas e regulamentações específicas que devem ser seguidas. A organização de documentos é fundamental para garantir o cumprimento dessas obrigações legais.
Criando um Sistema de Arquivo Eficiente
Uma das maneiras mais eficazes de organizar documentos é através da criação de um sistema de arquivo bem estruturado. Esse sistema é composto por um conjunto de regras e diretrizes que determinam como os documentos devem ser organizados, facilitando sua localização e gestão.
“Faça um esboço da política de arquivo que quer ver implementada na sua empresa procure saber mais sobre este tema; identifique os pontos fortes e os pontos fracos; quais os recursos existentes; as responsabilidades; procure saber quem são os especialistas na área; identifique possíveis contatos no mercado”, recomenda Clara Branco.
“Organize a sua informação para poder aceder-lhe mais rapidamente. O lema é: organizar para recuperar de uma forma mais rápida e eficiente”, acrescenta Clara Branco. Assim, alguns fatores a serem considerados ao criar um sistema de arquivo são:
Tipo de Documentos: Identifique os diferentes tipos de documentos que a empresa possui, como contratos, relatórios, recibos, entre outros.
2. Frequência de Uso: Analise a frequência com que cada tipo de documento é acedido. Documentos de uso mais frequente devem estar mais facilmente acessíveis.
3. Quantidade de Documentos: Considere a quantidade de documentos que a empresa lida e planeie um sistema escalável para acomodar o crescimento.
4. Espaço Disponível: Leve em conta o espaço físico disponível para armazenar os documentos e escolha uma solução que se adeque às necessidades da empresa.
“Os armários e salas estão cheios de pastas de arquivo e não sabe onde colocar as próximas? Simples. Liberte espaço. Como? Retirando os documentos que já não têm muita utilização para novos espaços; ou contratando empresas especialistas na guarda desses mesmos arquivos”, sugere Clara Branco.
Quais arquivos eliminar e como o fazer é uma das dúvidas mais comuns. “A boa notícia é que como já optou por organizar a informação, classificando-a, o processo será mais rápido. Falta agora aplicar a Tabela de Seleção e os prazos de conservação administrativa e o destino final, estabelecidos com base em critérios legais, fiscais, jurídicos, administrativos. E claro, proceder à sua eliminação, após a aprovação dos responsáveis” sublinha a coordenadora dos serviços de consultoria em arquivo da EAD.
Implementando e Mantendo o Sistema de Arquivo
Depois de criar o sistema de arquivo, é essencial implementá-lo e mantê-lo de forma consistente. Para isso, é recomendado atribuir responsabilidades específicas aos colaboradores, criar uma política de arquivo que estabeleça as diretrizes de uso e realizar auditorias regulares para garantir que o sistema esteja a ser seguido corretamente.
“Lembre-se que a gestão documental é um processo contínuo. Portanto, é importante rever e atualizar regularmente as políticas e os procedimentos para garantir que estejam todos alinhados com as necessidades da empresa”, recomenda Clara Branco.
Dicas para Organizar Documentos
Além do sistema de arquivo, existem algumas dicas adicionais que podem tornar a organização de documentos mais eficiente:
- Categorize os documentos por temas ou áreas específicas para facilitar a localização;
- Utilize etiquetas ou pastas para identificar cada tipo de documento;
- Digitalize documentos físicos para facilitar o acesso e a distribuição de informações;
- Rejeite documentos desnecessários de acordo com as políticas de retenção de dados da empresa;
- Armazene cópias dos documentos num local seguro e protegido contra acesso não autorizado;
Realize backups regulares dos documentos digitais para evitar perda de informações importantes.
Conclusão
A organização de documentos é uma prática essencial para empresas de todos os tamanhos e setores. Durante os meses de verão, quando a necessidade de trabalho pode estar mais reduzida, é o momento ideal para priorizar essa tarefa e estabelecer um sistema de arquivo eficiente. Ao seguir as dicas mencionadas e mantendo uma abordagem consistente, as empresas podem economizar tempo, dinheiro e evitar problemas legais, resultando numa operação mais eficiente e bem-sucedida. Não deixe para depois, aproveite os meses de verão para investir na organização de documentos e colha os benefícios ao longo do ano.
