Todos sabemos que um primeiro contacto favorável, podendo não ser determinante, certamente contribui para que quem está ‘do outro lado’ se recorde de si, e da sua empresa, de forma mais positiva. O problema é que são tantos os compromissos que temos que muitas vezes acabamos por encarar as reuniões como mais uma tarefa na agenda e não como verdadeiras oportunidades.
Na realidade, as reuniões devem ser encaradas com seriedade e o seu potencial aproveitado. Tirar o máximo partido de uma reunião, e sobretudo de uma primeira reunião, não se faz sem ter em consideração um dos factores que à partida podem diferenciá-lo da concorrência: a sua atitude. Face aos inúmeros critérios que qualquer decisão de negócios envolve, é sempre bom ter este a seu favor. Por isso, se vai ter um primeiro encontro com um potencial cliente, parceiro, investidor ou mesmo colega de trabalho, não se esqueça de verificar que cumpre estes requisitos:
1. Cuidar da apresentação
Mesmo que tenha uma peça de roupa nova que lhe apetece muito usar, lembre-se que esta não é a ocasião para fazer experiências de moda. Opte por um conjunto que já usou antes com bons resultados e prepare antecipadamente o que vai vestir, para evitar surpresas desagradáveis como uma malha puxada na camisola ou sapatos que precisam de ser engraxados.
2. Reconhecer a importância da pontualidade
Tempo é dinheiro e chegar atrasado transmite a mensagem de que não se importa de desperdiçar o dos outros. Planeie a sua agende de modo a garantir que é pontual mas, se não conseguir evitar um atraso, peça desculpas abertamente logo que chegue.
3. Cumprimento formal
O cumprimento mais adequado em situações profissionais é o aperto de mão, que deve ser firme mas sem exageros, sempre mantendo o contacto visual. Este aspecto é muito importante. Cumprimentar alguém enquanto olha para outro lado denuncia desinteresse pela pessoa em questão e será um péssimo início de relação. Lembre-se também de sorrir naturalmente durante estes primeiros minutos de apresentação. Outro aspecto importante é não tentar conquistar a intimidade de forma forçada tratando a pessoa por tu, aproximando-se demasiado ou tocando-lhe enquanto fala. A intimidade constrói-se com o tempo e tudo começa pelo respeito mútuo.
4. Telemóvel em silêncio
É uma regra básica que não deve ser negligenciada. O toque de um telemóvel durante uma reunião quebra o ritmo da mesma e é um motivo de embaraço que pode afectar a sua autoconfiança. Não arrisque e desligue o som antecipadamente.
5. Fixar os nomes
Do outro lado da mesa não está apenas uma instituição, mas uma pessoa com características próprias e que merece todo o seu respeito. Conquiste a pessoa e conquistará a instituição. Não se mostrar familiarizado com o seu nome demonstra desrespeito, ou, na melhor das hipóteses, que não se preparou adequadamente.
6. Trabalho de casa feito
Se a reunião foi convocada por si, certifique-se de que informou os intervenientes da ordem de trabalhos. Em qualquer dos casos, reserve algum tempo para preparar adequadamente cada um dos pontos que vão estar em discussão. O tempo de um empresário é demasiado valioso para se desperdiçar em reuniões sem resultados práticos.
7. Onde se sentar
Se a reunião se desenrola num espaço que não lhe é familiar, e sobretudo se foi a outra pessoa quem a convocou, deve esperar que lhe indiquem onde se pode sentar, concedendo ao organizador da reunião a vantagem de dispor os diversos intervenientes como considerar apropriado.
8. Início de conversa
Logo que lhe seja dada a palavra, deve fazer uma curta apresentação com base no seu nome, cargo e outras informações relevantes para a reunião. Aproveite para entregar o seu cartão de visita e coloque-se à disposição dos participantes. Nesta fase é muito importante não monopolizar a conversa, dando aos outros intervenientes ocasião para falar.
9. Postura corporal
Há pequenos nadas que revelam mais do que desejamos. Para além de se sentar direito (mas sem parecer uma tábua!) e manter contacto visual com os seus interlocutores, deve verificar que não cede à tentação de exprimir o seu nervosismo com o corpo, por exemplo batendo repetidamente com o pé no chão ou com os dedos na mesa.
10. Ser genuíno
À medida que a conversa avança, vá deixando transparecer a sua identidade, revele mais sobre as suas intenções e apresente propostas. Fale um pouco mais de si, da empresa que representa ou dos seus projectos. O tom poderá oscilar entre o sério e o bem humorado, mas cuidado com as piadas para não ferir susceptibilidades.
11. Follow-up
Acabe a reunião tomando nota do que há a fazer para dar seguimento aos pontos acordados. No dia seguinte pode enviar um e-mail agradecendo a oportunidade e fazendo um breve resumo das principais conclusões e tarefas a realizar.
12. Menos é mais
Se o seu tempo não chega para tudo, opte por fazer menos reuniões mas prepará-las bem. Muitas reuniões podem ser evitadas, ou substituídas por uma vídeo-chamadas, mas uma primeira reunião, sobretudo com parceiros ou clientes, deve ser presencial. À medida que for ganhando experiências, tudo será mais natural e demorará menos tempo. Mas nunca caia no erro de encarar uma primeira reunião como ‘apenas mais uma’.
Adoptar esta checklist de 10 pontos vai certamente diminuir o stress associado a estes momentos. Se sentir que controla todos os aspectos que estão ao seu alcance terá mais autoconfiança e poderá concentrar-se nos aspectos técnicos, de forma a dar o seu melhor com vista a um resultado mais positivo.
