A Intranet é uma rede privada, que está dentro dos padrões de organização da internet, diferindo apenas no acesso à mesma, uma vez que a Intranet apenas é acessível a membros de uma empresa ou organização (aqueles que têm permissão de acesso).
As intranets são responsáveis, tais como a internet, pela partilha e difusão de informação. Graças às mesmas, a própria internet regista um crescimento muito maior e menos dispendioso do que seria se as empresas criassem e gerissem as suas próprias redes privadas com os respetivos protocolos.
O objetivo principal da Intranet é partilhar, como referido supra, informação que seja pertinente à organização e seus colaboradores e facilitar o trabalho entre grupos empresariais.
Falemos das vantagens e desvantagens do desenvolvimento de Intranet, cada vez mais utilizada pelas empresas.
O objetivo principal da Intranet é partilhar informação pertinente à organização
Em termos de vantagens, as empresas podem usar a intranet para,
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Contribuir para o acréscimo da produtividade
Ao terem acesso a uma rede privada que facilita a comunicação e lhes proporciona todos os recursos que necessitam para terem um melhor desempenho, os colaboradores que utilizam esta rede privada, tornam-se, facilmente, mais produtivos. Toda a informação útil para o negócio e atividade da empresa deverá estar acessível na Intranet, o que será um fator decisivo na rapidez e eficiência do trabalho realizado.
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Melhorar colaboração entre colaboradores e equipas
As ferramentas ou métodos de trabalho dentro de uma empresa costumam variar entre pessoas ou, mais especificamente, entre departamentos. Um bom sistema de Intranet desenvolve ferramentas para que, em cada departamento, sejam escolhidas as mais adequadas para que se trabalhe de forma mais eficaz. Paralelamente, a Intranet poderá ser um facilitador de processos dentro da empresa, na medida em que poderá integrar com os diferentes sistemas informativos e software existentes nas empresas, tais como ferramentas de RH, Controlo de entradas, marcações de férias, processamento salarial, entre outros, permitindo assim funcionar como single touch point, isto é, como ponto único de interação dos colaboradores com essas distintas ferramentas. É bastante usual, por exemplo, a utilização de sistemas de SSO (Single Sign On) que permite que com apenas um login (na Intranet) o colaborador fique automaticamente logado e com acesso aos restantes sistemas com que interage no seu dia-a-dia.
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Possibilitar maior e melhor comunicação dentro da empresa
Alguns sistemas de Intranet disponibilizam espaços de interação com os colaboradores, promovendo fóruns de discussão, de inovação ou ideias, algumas replicando conceitos que encontramos nas redes sociais, onde os utilizadores podem partilhar informações, comunicar e interagir enquanto equipa. Poderá também funcionar como sistema de avaliação de desempenho, recolha de feedback ou até adotar estratégias de gammification. Outra face mais visível e comum nas Intranets é toda a componente de comunicação interna, funcionando como um veículo privilegiado de contacto com todo os Recursos Humanos de uma organização, mesmo estando dispersos em distintos pontos geográficos.
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Organizar os documentos e ficheiros
Com a Intranet, torna-se muito mais prática a partilha e o upload de ficheiros. A rapidez de acesso a documentos e a facilidade de partilha dos mesmos, ajuda na difusão de informação dentro da empresa. A chave de um bom trabalho de equipa é a comunicação, por isso este fator é significativo.
A rapidez de acesso a documentos e a facilidade de partilha dos mesmos, ajuda na difusão de informação dentro da empresa
Esta rede também apresenta as suas desvantagens, tais como,
- Pode ser um risco de segurança de informação, caso o seu desenvolvimento não seja adequado. A informação contida na Intranet é muitas vezes vital para as organizações, como tal, a forma como se tratam os dados e se constrói a solução é crucial para manter o sistema robusto e seguro.
- Investimento e tempo de desenvolvimento/implementação. Pensar numa intranet implica muitas vezes repensar processos, formas de trabalho e de organização de uma empresa. É até, por vezes, um catalisador de mudança nas organizações. Em termos tecnológicos, desenvolver uma Intranet é também um desenvolvimento que implica tempo e escolhas tecnológicas adequadas, processos de consultoria, entre outros, o que significa necessariamente um maior investimento de recursos e envolvimento de interdepartamental. Para além do orçamento gasto na implementação desta rede, toda a formação dos colaboradores da empresa para aprenderem a trabalhar com a mesma também deve ser tido em conta.
Agora que lhe apresentámos as vantagens e desvantagens da Intranet, veja um exemplo através do Case Study da Digital Works – o Grupo Tecnifar que, ao expandir o seu negócio, sentiu a necessidade de encontrar um veículo de informação que fosse prático e útil e ao mesmo tempo que tornasse mais simples e rápida a comunicação entre equipas. Por essa mesma razão, decidiram inserir a ferramenta da Intranet, que lhes possibilitou resolver esse problema.
