Mais importante do que ter um sistema de gestão documental seguro, as empresas precisam primeiro de ter um sistema de gestão documental. A sobrevivência num mercado altamente competitivo faz-se por pequenos detalhes, diferenciadores para os clientes e de eficiência para as empresas. É neste último que a gestão documental tem uma palavra a dar.
Gestão documental não é um ecrã cheio de ficheiros e shortcuts, como o da foto, aliás, deveria ser proibido guardar documentos no ambiente de trabalho. Há, desde logo, locais próprios, até com diretorias pré-definidas para colocar esses documentos de trabalho.
A gestão documental é um processo administrativo cada vez mais importante em qualquer empresa, sendo essencial ao bom desempenho de uma instituição e um reflexo da sua organização interna.
A existência de grandes volumes de informação, tanto oriundos do exterior como internos, torna fácil a perda de documentos, aumenta a dificuldade em aceder rapidamente à informação e à sua localização digital e física e dificulta o controlo dos fluxos de informação.
A gestão documental não é só a digitalização, que se intensifica dia após dia, como bem sabemos pelas nossas próprias caixas de correio digital – Quantas cartas recebemos ou emitimos em papel? – É também a mudança deste paradigma que coloca as empresas em alerta para uma das mais importantes buzz words da atualidade: a Transformação Digital, mas isso será tema de outro artigo.
Este tema é ainda mais importante porque em Maio entra em vigor o Regulamento relativo à proteção de dados pessoais
É importante reforçar que a gestão documental empresarial é muito mais do que digitalizar os documentos para dispor de uma maior amplitude de trabalho. Consiste em controlar/rastrear totalmente a documentação da sua empresa de uma forma intuitiva e segura. Abrange ferramentas de digitalização, classificação inteligente, indexação, visualização, distribuição segura e controlada e eliminação no final de vida dos documentos. É um processo complexo para o qual a existência de um software apropriado é fundamental.
A solução adotada por uma empresa onde a gestão documental reúna os requisitos supra é naturalmente uma solução fiável e, portanto, segura. Se temos dúvidas, devemos pensar nos serviços ou produtos que comercializamos, identificar pontos de controlo nas diversas etapas e validar se a nossa gestão documental responde em conformidade, isto é, com qualidade e em tempo útil, garantido rastreabilidade total de todas as etapas.
Este tema é agora ainda mais importante, não apenas pelas questões enunciadas, mas porque a 25 Maio entra em vigor o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), Regulamento (UE) n.º 2016/679 relativo à proteção das pessoas singulares no que diz respeito ao tratamento de dados pessoais e à livre circulação desses dados.
Este regulamento é uma medida essencial para reforçar os direitos fundamentais dos cidadãos na era digital e facilitar a atividade comercial através da simplificação das normas aplicáveis às empresas no mercado único digital.
Nas empresas, a existência de uma solução de gestão documental robusta e segura vai permitir um grau de compliance que evitará riscos de incumprimento nesta e em outras matérias.
