No entanto, apesar de se realizarem diariamente milhares de reuniões, são muitas as que fracassam. Alguns dos aspetos que concorrem para o fiasco de uma reunião são: (1) a falta de pontualidade dos participantes; (2) a inexistência ou indefinição de uma agenda de trabalho; (3) um encontro que se revela desnecessário, constituindo um dispêndio de todo o tipo de recursos; (4) uma reunião marcada por hábito, portanto podendo revelar-se desnecessária e inútil; (5) quando o encontro se realiza sem a presença das pessoas certas no âmbito daquele processo; (6) sempre que se verifica ausência de organização e/ou de liderança; (7) uma reunião cujo horário e local não são apropriados e, portanto, influenciam negativamente a disposição dos participantes.
Logo, e considerando que a realização de uma reunião envolve custos e, portanto, o encontro deve ser rentabilizado, devem ser tidos em conta todos os pormenores que possam concorrer para o seu êxito. A organização de uma reunião formal começa com a elaboração da agenda, na qual deve constar toda a informação devida. Quanto ao local, devem ser considerados aspetos como localização, acessibilidade, conforto, temperatura ambiente, iluminação, condições de acústica e disponibilidade dos equipamentos necessários, em função do programa.
Ainda durante a fase de organização, pode haver a necessidade de se elaborar documentação a distribuir na reunião. Assim, é básico providenciar a preparação do material de apoio, independentemente dessa preparação se realizar da forma tradicional em papel, ou em formato digital. Apesar do crescente predomínio da comunicação digital, numa sala de reuniões deve sempre haver papel, esferográficas e/ou lápis.nEssencial é, também, disponibilizar bebidas (obrigatoriamente, água e café/chá), bem como alimentos ligeiros (bolachas/biscoitos, barras de cereais, chocolates, fruta fresca ou frutos secos) quando se pressupõe que a reunião demore longas horas.
Quando é possível gerir a disposição da sala, deve ter-se em consideração o âmbito do encontro e a mensagem que se pretende transmitir, por um lado, bem como as necessidades dos participantes, por outro. A mesa retangular ou oval é perfeita para uma reunião de dois grupos, em que, por exemplo, o grupo anfitrião se senta num dos lados e o grupo convidado no outro. Note-se que o anfitrião (pessoa ou delegação) se localiza sempre de frente para a principal porta de entrada. Uma mesa retangular ou oval permite, igualmente, organizar os participantes em presidência francesa, a mais frequente (quando anfitrião e convidado se sentam frente a frente ao centro da mesa) ou inglesa (quando ocupam os topos da mesa). A presidência única (quando o líder ocupa um dos topos da mesa, sem ninguém à sua frente) transmite uma mensagem visual de enorme autoridade.
A mesa redonda oferece a enorme vantagem de expressar uma mensagem de igualdade, equilíbrio e de transmitir cordialidade. Contudo, poderá não ser a mais apropriada quando se realizam apresentações.nPor fim, mas não menos importante, cabe ao anfitrião ou líder, garantir que todos os presentes se conhecem antes do início dos trabalhos. Os cartões-de-visita devem ser trocados na fase inicial do encontro e mantidos sobre a mesa ao longo da sessão. Quando há lugar a troca de presentes, por exemplo, com convidados estrangeiros, esse momento deve acontecer no final da reunião.
