As reuniões são fundamentais para a gestão eficaz do seu negócio. Tenha em conta algumas regras simples para o sucesso das suas reuniões de negócios, quer sejam geridas por si, quer seja apenas mais um participante.
Justa ou injustamente, os participantes de uma reunião julgam-se mutuamente tendo por base atitudes e comportamentos. Por exemplo, tão prejudicial poderá ser sentar-se e permanecer em silêncio do longo de todo o encontro, por temer que a sua intervenção não seja pertinente, como, opostamente, falar excessivamente e monopolizar totalmente o momento, por vezes até com intervenções pouco relevantes ou maçadoras.
Negligenciar a preparação de uma reunião conduz ao fracasso, contudo a preparação, por si só, pode não se revelar inteiramente suficiente para atingir o sucesso. Considere igualmente os seguintes aspetos:
- Seja pontual, elementar norma de boa educação;n
- Foque-se no que é essencial e importante, não alimente perdas de tempo;n
- Intervenha nos momentos certos e com pertinência e qualidade;n
- Comunique com objetividade e cortesia, seja qual for o ambiente;n
- Atente à imagem, postura e comunicação não-verbal.Caso esteja a liderar o encontro, tenha em conta que o seu papel inclui proceder às apresentações entre quem não se conheça e indicar os lugares que deverão ocupar. Após uma breve conversa de circunstância, inicie os trabalhos indicando a agenda (temas e horários) e lidere o desenvolvimento do encontro, gerindo as intervenções. Seja correto e gentil com todos os participantes.
Por outro lado, evite os seguintes comportamentos:
- Falar muito e não escutar devidamente;n
- Utilizar frases feitas, calão, linguagem pouco clara e objetiva;n
- Fazer propostas desleais;n
- Insistir em argumentos insustentáveis, assumindo posturas de inflexibilidade total;n
- Interromper quem fala e entrar e sair da sala constantemente, perturbando os trabalhos;n
- Utilizar o smartphone/tablet/computador para realizar tarefas alheias à reunião.Por fim, mas não menos importante, caso tenha a possibilidade de escolher o seu lugar, leve em consideração as seguintes premissas:
- O anfitrião ou líder da reunião localiza-se de frente para a porta de entrada e à sua direita senta-se quem este determinar.n
- A melhor posição na mesa será em frente ao anfitrião, onde terá a possibilidade de comunicar amplamente, pois além da oralidade poderá manter contacto visual e avaliar a linguagem não-verbal.n
- Quanto mais afastado se localizar do anfitrião, de um ou de outro lado da mesa, menor será, do ponto de vista protocolar, a importância que transmite na reunião.A disciplina na interação profissional concorre, de forma inequívoca, para o sucesso. Bom trabalho e boas reuniões!
