Uma metodologia bastante usada na gestão empresarial é o plano de ação 5W2H. Existem várias ferramentas no mercado e esta é uma bastante simples e prática. Por isso, pode ser útil em vários momentos e setores de um negócio.
Um exemplo disso é sua utilização desde o planejamento estratégico até o monitoramento de pequenos projetos e atividades de uma organização.
O tema é de extrema importância, por isso preparámos este artigo para que possa tiar as suas dúvidas e aprender a colocar este método em prática no seu negócio. Boa leitura!
O que é plano de ação 5W2H?
O plano de ação 5W2H é, na realidade, um checklist de gestão das atividades, prazos e responsabilidades. Ou seja, trata-se de uma lista de planeamento de ações que precisam ser feitas pelas pessoas envolvidas num projeto ou para alcançar objetivos.
Através deste plano conseguirá clarificar o que terá de ser feito, porquê, onde, quem fará, quando, como e quanto vai custar. A sigla desse plano é constituída pelas iniciais, em inglês, destas sete orientações.
Assim, quando bem estruturadas, elas são capazes de eliminar qualquer dúvida que ocorra no decorrer de uma atividade. Além de que servirão como um mapa das estratégias na sua organização.
Os 5W
- What (o que fará?): aqui vai detalhar aquilo que é preciso ser feito;
- Why (por que fará?): refere-se aos motivos do projeto e objetivo;
- Where (onde fará?): o ambiente ou departamento em que a ação vai ser feita;
- When (quando fará?): envolve os prazos de execução de uma ação;
- Who (por quem será feito?): refere-se a quem fará algo, ou seja, quem é o responsável por alcançar uma meta.
Os 2H
- How (como fará?): baseia-se nas ações desenvolvidas para alcançar as metas;
- How much (quanto custará?): trabalha o intervalo de custos para a concretização do objetivo.
Desta forma, o plano de ação 5W2H é formado pelas respostas a essas sete perguntas. Não importa se será a um projeto específico ou se se refere a uma área da empresa.
Com as respostas nas mãos, o gestor terá um mapa das atividades que o vai auxiliar na execução de trabalhos mais assertivos.
O que preciso para ter um plano de ação 5W2H?
Como já percebeu, esta é uma ferramenta bastante eficiente e flexível. Com pequenas variantes, é possível usá-la em todas as etapas de gestão e tornar mais simples um planeamento estratégico ou operacional.
Assim, a partir dos objetivos e metas do seu plano de ação, pode utilizar esta ferramenta para determinar os responsáveis, datas e recursos para projetos e atividades menores.
Nem é preciso contar com e softwares e equipamentos complexos, por exemplo. Para usar um plano de ação 5W2H na sua empresa, basta ter um quadro branco ou uma tabela Excel.
Tudo o que precisa é de um meio para inserir as sete colunas (5W e os 2H) e as respetivas linhas para respostas. No entanto, com uma solução de gestão eficiente, é claro que tudo será mais fácil de criar e executar.
Como fazer um plano de ação 5W2H?
Para fazer um plano de ação 5W2H, a fase mais importante é responder às sete perguntas que a metodologia pede. Se desejar, pode seguir um passo-a-passo para tornar tudo mais fácil.
Opte pelo suporte
Em primeiro lugar, antes de pensar em responder às perguntas do plano de ação 5W2H, opte por um suporte. O mais indicado é que seja uma plataforma online, a fim de que o seu plano possa ser consultado e partilhado por todos os integrantes nas atividades.
Alguns programas de tabelas de cálculo, como o Excel, por exemplo, apresentam espaço para múltiplos planos de ação. Ou seja, eles são uma opção para quem deseja fazer isso sem os custos de um software específico.
Assim, é possível criar o plano de ação, primeiro no papel, juntamente com os outros envolvidos na atividade. Depois, é preciso passar para a versão definitiva para o programa escolhido, ou construir a ferramenta, num quadro de parede, se for essa sua preferência.
Monte o modelo do plano de ação
Após escolher o suporte que vai usar para construir o seu plano de ação 5W2H, prepare o “esboço” que servirá de modelo para o plano.
Ele precisa conter 7 colunas, para as perguntas “O quê?” “Por quê?” “Quem?” “Onde?” “Quando?” “Como?” e “Quanto custa?”. A linha horizontal vai servir para detalhar a atividade.
Assim, se adicionar mais de uma linha, poderá subdividir diversas tarefas no mesmo plano de ação. Além disso, se quiser, pode adicionar mais colunas para numerar as fases de cada atividade; momentos de avaliação; prioridade; e assim por diante.
Com o modelo em mãos, você tem a ferramenta para criar quantos planos de ação forem precisos.
Insira as informações
Por fim, o último passo é inserir no modelo as informações das tarefas que deseja monitorar.
Responda às sete perguntas de modo objetivo e claro, sem rodeios. Afinal, o plano de ação 5W2H surgiu para simplificar a comunicação das atividades, e não complicar.
Conclusão
Enfim, o plano de ação 5W2H é uma maneira simples de trazer eficácia para a gestão de equipas e de toda a organização. Ele pode ser utilizado em qualquer tipo de negócio.
Além de ser simples e intuitiva, esta metodologia ajuda no processo de criação de planos de ação, e não necessita de altos investimentos.
A sua facilidade de operacionalização faz com que os profissionais não precisem de uma capacitação em gestão de projetos, por exemplo, para poderem criar e mensurar os planos de ação e qualquer membro da sua equipa saberá exatamente a fase e os objetivos da sua missão.
Se já conhecia ou usa este método comente, abaixo, a sua opinião sobre ele e as vantagens que trouxe para a sua organização.
