Como em qualquer outro evento, um detalhado planeamento e uma organização eficiente são fatores que contribuem para o sucesso. É fundamental começar por organizar uma lista de convidados, bem como de possíveis apoiantes, muito bem estruturada. Define-se, também, o tipo de evento: uma ‘tea party’, um almoço, um leilão, um baile, uma feira, um concerto, um jantar com espetáculo ou, até, algo mais inovador, desde que adequado ao objetivo em questão.
Escolhido o tipo de evento e organizada a lista de convidados, é importante selecionar qual o ambiente que se pretende proporcionar aos participantes. Note-se que o objetivo poderá ir além daquele evento e, por exemplo, haver o intuito de deixar nos intervenientes a vontade de participar em possíveis futuros eventos daquela organização. Assim, aspetos como a decoração do espaço, o ‘catering’, as atividades lúdicas e, até, o ‘dress code’ requerido podem fazer toda a diferença.
Igualmente o dia escolhido não deve ser deixado ao acaso e, em regra, o sábado é uma boa opção para eventos de cariz mais familiar, sobretudo se incluírem crianças. Por outro lado, e na eventualidade do evento incluir a participação de artistas, poderá ser mais fácil conseguir essa sua participação, numa base ‘pro bono’, conjugando as respetivas agendas.
Naturalmente que um evento desta natureza – com o propósito de angariar recursos – deve obedecer a uma estratégia na venda dos ingressos de participação. Por exemplo, para uma refeição, é relativamente comum vender uma mesa de dez ou oito convidados, podendo servir de motivação para quem a venda obter o seu próprio ingresso gratuitamente, como forma de compensar pela atividade desenvolvida. Acontece que provavelmente a angariação de fundos não será proveniente apenas desta fonte, mas igualmente da obtenção de patrocínios e apoios de diversa ordem (por exemplo, a existência de um lote de produtos para sortear é sempre apelativa), pelo que neste tipo de eventos, é extraordinariamente útil estabelecer uma estratégia sólida no que respeita à respetiva comunicação (divulgação do evento nos media sociais e tradicionais, publicidade, cobertura dos meios de comunicação, obtenção de apoio de figuras públicas, por exemplo).
Durante o evento, cujo programa terá que obedecer a um formato muito apelativo, podem ser organizadas atividades que propiciem a obtenção para a organização de dados atualizados, a usar em futuras ‘mailing lists’, que divulgarão outras atividades da instituição promotora da iniciativa.
Após a realização do evento, os agradecimentos não podem ser esquecidos. É igualmente fundamental e, sobretudo, revelador de transparência e seriedade, facultar aos participantes dados informativos como, por exemplo, o valor angariado, as fontes de angariação e o destino dessas verbas. Sem este ‘follow up’ todo o esforço anterior poderá ruir e, ao atuar com transparência, quem contribuiu sentirá credibilidade ao ser informado da forma como o seu auxílio foi gerido. Deste modo, estar-se-á, também, a conquistar simpatia para futuras iniciativas.
