De facto, estas reuniões surgem como uma resposta à necessidade de, por um lado, manter as pessoas conectadas – independentemente da distância física a que se encontrem – e por outro, minimizar o dispêndio de recursos (sobretudo tempo e dinheiro). Acresce, como elemento facilitador, que as tecnologias atingiram níveis de sofisticação e eficiência inimagináveis há umas décadas atrás.
Porém, é necessário criar condições para que estes encontros resultem produtivos, colaborativos e eficazes e, um aspeto a não descurar mesmo virtualmente, é o estabelecimento e desenvolvimento de relações pessoais, na medida em que o clima de confiança e credibilidade é determinante para as conversas e negociações que ocorrem durante este encontro.
Tal como acontece na maior parte das clássicas reuniões presenciais, é importante começar este encontro virtual com cumprimentos, apresentações e alguma conversa de circunstância, durante um período de tempo que varia consoante o grau de conhecimento, a nacionalidade e a personalidade dos intervenientes, mas que não deve ultrapassar, no máximo, os 10 minutos. De seguida, e mesmo numa reunião virtual, deverá seguir-se uma agenda de trabalhos, naturalmente, tanto mais importante se considerarmos que algumas destas reuniões podem desenvolver-se numa segunda língua, o que poderá implicar alguma preparação prévia. É igualmente relevante para o sucesso da reunião que todos os participantes tenham um papel ativo no desenvolvimento dos trabalhos, pois de outra forma não se justifica a sua presença.
É importante ter em conta que algumas pessoas poderão não se sentir totalmente confortáveis ao participar neste modelo de reunião, pelo que pequenos gestos podem fazer a diferença, como, por exemplo, tratar todos pelo nome, não fazer constantes referências à virtualidade do encontro, e evitar os improvisos.
O tempo deve ser gerido cuidadosamente, afinal poderá ter sido um dos motivos da reunião ocorrer virtualmente, pelo que a liderança assertiva também neste aspeto é fundamental.
Todos os participantes têm que estar preparados para lidar com interrupções que podem surgir na comunicação, portanto é essencial falar de forma clara e sucinta, verificando que os demais entenderam e deixando claro quais são os passos seguintes.
Note-se que também numa reunião virtual o comportamento deve revelar profissionalismo inquestionável. Desaconselha-se estar, simultaneamente, a realizar outras tarefas e nenhum participante no decorrer do encontro deve acionar o ‘mute’ ou levantar-se e andar pela sala. Descuidar a imagem pessoal porque a reunião é virtual é uma ingenuidade. Afinal, considerando que a reunião terá sido previamente agendada, o profissional deve estar num espaço adequado, sendo cuidadoso não só com a sua apresentação pessoal como, também, com o cenário que o ecrã vai revelar.
Também neste tipo de encontros, o saber-estar não é um aspeto negociável. Respeitar os demais participantes e estar focado na reunião (o ‘multitasking’ é intolerável) são a melhor forma de revelar consideração pelos demais intervenientes e empenho pelos temas a tratar. Em suma: revelar profissionalismo.
